Privacy Policy

1.Inleiding

JudoSchool Assen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. JudoSchool Assen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als uw club zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

2. Verwerking van persoonsgegevens van Leden en vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door JudoSchool Assen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing

a. Grondslag voor deze persoonsgegevens is het Inschrijvingsformulier.

b. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan JudoSchool Assen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Gewicht
  • Adres
  • Bankgegevens
  • Sport specifieke diploma’s
  • Lidmaatschapsnummer
  • Beroep (ouders/verzorgers)
  • Interesse/ambities voor vrijwilligerswerk binnen onze Vereniging

c.    Uw persoonsgegevens worden door JudoSchool Assen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de tijd dat u aangemeld bent en uiterlijk tot twee jaren na afmelding. Ten behoeve van het archief bewaren we na uw afmelding onderstaande gegevens:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Lidmaatschapsnummer

3. Verwerking van persoonsgegevens t.b.v. informatievoorziening

Persoonsgegevens t.b.v. informatievoorziening worden door JudoSchool Assen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

a.    Grondslag voor deze persoonsgegevens is het Aanmeldingsformulie;

b.    Voor de bovenstaande doelstelling kan JudoSchool Assen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door JudoSchool Assen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: gedurende de periode dat men aangemeld is.

4. Verwerking van persoonsgegevens t.b.v. deelname aan wedstrijden/toernooien

Persoonsgegevens t.b.v. wedstrijden/toernooien worden door JudoSchool Assen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: Het registreren en participeren in judo wedstrijden/toernooien.

a.    Grondslag voor deze persoonsgegevens is het Inschrijvingsformulier

b.    Voor de bovenstaande doelstelling kan JudoSchool Assen de volgende persoonsgegevens van u vragen/verwerken:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Gewicht
  • Geboortedatum

Uw persoonsgegevens worden door JudoSchool Assen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: gedurende de periode dat men aangemeld is.

5. Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door JudoSchool Assen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

a.    Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de arbeidsovereenkomst;

b.    Voor de bovenstaande doelstelling kan JudoSchool Assen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID
  • BSN-nummer
  • Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door JudoSchool Assen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaren.

6. Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

Persoonsgegevens van sponsoren worden door JudoSchool Assen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: Uitvoering geven aan sponsor overeenkomst.

a.    Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de sponsor overeenkomst.

b.    Voor de bovenstaande doelstelling kan JudoSchool Assen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door JudoSchool Assen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaren.

7. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

– De ledenadministratie (Sportlink Services B.V., ING Bank, Judo Bond Nederland, MijnJudo.nl);

– Participatie in toernooien van andere verenigingen/organisaties, inclusief Judo Bond Nederland en/of International Judo Federation.

a.    Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

b.    Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en we zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven;

c.    Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden maar, eerst nadat u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

8. Buiten Nederland

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan instanties welke gevestigd zijn in het buitenland anders dan na een van Nederlands rechtswege gegeven opdracht en dan allen nog aan een Nederlandse entiteit.

Uitzondering hier op vormt de verplichte registratie voor de participatie aan internationale wedstrijden overeenkomstig punt 4. hier boven.

9. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

10. Bewaartermijn

JudoSchool Assen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van wat volgens de wet is vereist.

Persoonsgegevens kunnen voor statistische doeleinde worden bewaard. In dat geval worden de persoonsgegevens na de aangegeven bewaartermijn geanonimiseerd.

11. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

a.    Alle personen die namens JudoSchool Assen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

b.    We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

c.    Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

d.    We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

e.    Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

12. Rechten omtrent uw gegevens

a.    U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.

b.    Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

c.    Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

d.    Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

e.    Indien U heeft aangegeven dat wij uw gegevens mogen verwerken (bijv. middels het Inschrijvingssformulier) op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

13. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen (ledenadministratie@judoschoolassen.nl). Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

14. Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

15. Contactgegevens

JudoSchool Assen                                         
Asserwijk 49
9406XJ Assen

ledenadministratie@judoschoolassen.nl